Paragon z NIP a KSeF od 1 stycznia 2027 roku

Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z paragonów z NIP do kwoty 450 zł brutto (100 euro), które spełniają warunki faktury uproszczonej. Od 2027 roku sam paragon z NIP nie wystarczy już do udokumentowania transakcji zakupu na firmę.

Od 1 stycznia 2027 roku paragon fiskalny z NIP nabywcy przestanie być uznawany za fakturę uproszczoną. Zmiana ta wpłynie na sposób dokumentowania zakupów firmowych, wystawiania faktur oraz obsługę sprzedaży w sklepach, punktach usługowych i gastronomii.

Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z paragonów z NIP do kwoty 450 zł brutto (100 euro), które spełniają warunki faktury uproszczonej. Od 2027 roku sam paragon z NIP nie wystarczy już do udokumentowania transakcji zakupu na firmę. Sprzedawca będzie musiał wystawić fakturę zgodnie z nowymi zasadami, co do zasady w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), z uwzględnieniem przewidzianych w przepisach wyjątków.

Co te zmiany oznaczają dla przedsiębiorców? Jak będzie wyglądać sprzedaż na kasie fiskalnej i co trzeba zmienić w systemie sprzedaży, kasie fiskalnej lub drukarce fiskalnej?

1. Paragon z NIP jako faktura uproszczona – jak jest obecnie?

Zgodnie z dotychczasowymi zasadami paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy może być uznany za fakturę uproszczoną, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł brutto lub równowartości 100 euro oraz dokument spełnia wymagania określone w przepisach.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca dokonujący niewielkiego zakupu firmowego może podać NIP przed zakończeniem sprzedaży i otrzymać paragon, który jednocześnie pełni funkcję faktury uproszczonej.

Nie ma wtedy potrzeby wystawiania dodatkowej faktury do takiego dokumentu.

Jakie znaczenie ma paragon z NIP?

• Dla kupującego: może stanowić podstawę rozliczenia VAT, jeżeli spełnione są warunki odliczenia, a także dokumentować wydatek firmowy.
• Dla sprzedawcy: pozwala zarejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej, drukarce fiskalnej bez wystawiania odrębnej faktury do transakcji.
• Dla księgowości: upraszcza obieg dokumentów przy drobnych zakupach firmowych.

2. Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?

Najważniejsza zmiana polega na tym, że paragon fiskalny z NIP nabywcy nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną – niezależnie od wartości zakupu.

Nie oznacza to jednak zakazu drukowania paragonów z NIP. Nadal będzie można je wystawiać, ale będą pełnić funkcję dokumentu potwierdzającego sprzedaż, a nie faktury uprawniającej do rozliczenia VAT na zasadach właściwych dla faktury.

Jeżeli nabywca będzie chciał otrzymać fakturę na firmę, sprzedawca będzie musiał wystawić ją odrębnie, zgodnie z obowiązującymi zasadami fakturowania i KSeF.

Najważniejsze różnice

3. Kalendarz zmian – KSeF a paragony z NIP

Od 2027 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie również najmniejszych podatników, którzy korzystają z okresu przejściowego. Do końca 2026 roku mogą oni wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli spełniają warunki dotyczące limitu sprzedaży dokumentowanej fakturami.

4. Jak będzie wyglądać zakup firmowy?

Zmiana będzie widoczna przy zakupach dokonywanych przez pracownikówi  właścicieli firm .

Do końca 2026 roku:

1. Kupujący podaje NIP przed zakończeniem sprzedaży.
2. Sprzedawca rejestruje transakcję na kasie fiskalnej lub w programie sprzedaży połączonym z drukarką fiskalną.
3. Kupujący otrzymuje paragon z NIP, który może stanowić fakturę uproszczoną.

Od 1 stycznia 2027 roku:

1. Kupujący informuje sprzedawcę, że dokonuje zakupu na firmę, i podaje NIP przed wystawieniem dokumentu sprzedaży.
2. Sprzedawca rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej (o ile urządzenia ma funkcję obsługi KsEF) lub w programie sprzedaży zgodnie z obowiązującymi przepisami o KsEF.
3. Kupujący korzysta z faktury jako dokumentu do rozliczenia zakupu.

Paragon z NIP może nadal potwierdzać sam zakup, ale nie zastąpi faktury.

5. Co musi wiedzieć kupujący – przedsiębiorca?

Od 2027 roku firmy powinny zwrócić większą uwagę na sposób dokumentowania zakupów.

• Poinformuj o zakupie na firmę przed zakończeniem sprzedaży. Podaj NIP, zanim zostanie wystawiony paragon.
• Nie traktuj paragonu z NIP jako faktury. Od 2027 roku nie będzie on miał statusu faktury uproszczonej.
• Zadbaj o otrzymanie właściwej faktury. Jeżeli zakup wymaga faktury, ustal ze sprzedawcą sposób jej wystawienia i udostępnienia.
• Sprawdź dokument przed przekazaniem do księgowości. Paragon z NIP potwierdzający zakup nie zastępuje faktury wymaganej do rozliczenia VAT.

Czy po otrzymaniu paragonu bez NIP można poprosić o fakturę na firmę?

Nie. Jeżeli sprzedaż została udokumentowana paragonem bez NIP nabywcy, sprzedawca nie może wystawić do niego faktury na firmę z NIP. 
Możliwe jest księgowe anulowanie błędnie wystawionego paragonu na podstawie protokołu anulowania paragonu fiskalnego i wystawienie właściwej faktury do KsEF.
Dlatego należy zgłosić zamiar zakupu na firmę przed zakończeniem sprzedaży.

6. Co zmiany oznaczają dla sprzedawców?

Dla przedsiębiorców prowadzących sklepy, punkty usługowe i lokale gastronomiczne zmiana oznacza konieczność dostosowania procedur sprzedaży oraz sposobu wystawiania faktur.

Czy sprzedawca nadal będzie mógł wydrukować paragon z NIP?

Tak. Zmiana nie oznacza zakazu umieszczania NIP nabywcy na paragonie. Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP nie będzie jednak fakturą uproszczoną. Faktura będzie wystawiana odrębnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami o KsEF.

7. Jak przygotować firmę do zmian?

Przed końcem 2026 roku warto przeprowadzić kilka działań organizacyjnych i technicznych.

1. Sprawdź oprogramowanie sprzedażowe. Upewnij się, że producent lub dostawca zapewnia obsługę fakturowania zgodną z KSeF.
2. Zweryfikuj integrację z KSeF. Sprawdź możliwości wystawiania faktur, obsługi, wydruku dokumentów i ich udostępniania.
3. Przeszkol pracowników. Wyjaśnij, jak obsługiwać klientów kupujących na firmę.
4. Zaktualizuj procedury sprzedaży. Ustal, kiedy pobierać NIP, jak wystawiać faktury i jak postępować w przypadku pomyłek.
5. Skonsultuj obieg dokumentów z księgowością. Ustal, jak przechowywać i weryfikować faktury oraz dokumenty potwierdzające zakupy.

8. Czy trzeba wymienić kasę fiskalną?

Sama zmiana przepisów dotyczących paragonów z NIP nie oznacza automatycznie konieczności wymiany kasy fiskalnej.
Niektóre kasy fiskalne (NOVITUS ONE PRO, NOVITUS NEXT PRO) mają możliwość obsługi fakturowania w KsEF.
W przypadku posiadania kas fiskalnych nie obsługujących KsEF można korzystać z innych rozwiązań do fakturowania niezależnych od kasy fiskalnej.

Kluczowe będzie dostosowanie sposobu fakturowania do nowych wymagań. W zależności od wykorzystywanego rozwiązania może to oznaczać aktualizację oprogramowania, konfigurację integracji z KSeF lub zmianę procedur obsługi sprzedaży.

Przed podjęciem decyzji o wymianie urządzenia warto sprawdzić możliwości obecnego systemu i skonsultować się z dostawcą kasy fiskalnej lub oprogramowania.

Podsumowanie

Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP przestanie pełnić funkcję faktury uproszczonej. Nadal będzie można go wystawić, ale w przypadku zakupów firmowych wymagających faktury konieczne będzie odrębne udokumentowanie transakcji zgodnie z przepisami dotyczącymi KSeF.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Do końca 2026 roku paragon z NIP do 450 zł brutto może być fakturą uproszczoną.
• Od 1 stycznia 2027 roku sam paragon z NIP nie będzie już fakturą.
• NIP należy podać przed zakończeniem sprzedaży, jeśli zakup ma być udokumentowany fakturą na firmę.
• Sprzedawcy powinni sprawdzić przygotowanie kas fiskalnych, oprogramowania i procedur do nowych zasad fakturowania.

Zmiany dotyczą zarówno kupujących, jak i sprzedawców. Wcześniejsze przygotowanie systemu sprzedaży i pracowników ułatwi przejście na nowe zasady fakturowania.

Przed podjęciem decyzji dotyczących rozliczeń warto sprawdzić aktualne przepisy i oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF.