Kasa fiskalna a KSeF 2027 – czy trzeba wymienić kasę fiskalną?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) zmienił zasady wystawiania faktur. Zmiany te dotyczą również przedsiębiorców korzystających z kas fiskalnych.

Czy w związku z KSeF trzeba będzie wymienić kasę fiskalną?

Nie zawsze.

Wszystko zależy od tego, jaki model kasy posiada przedsiębiorca oraz w jaki sposób będą wystawiane faktury. I czy w ogóle będzie to realizowane przez kasę fiskalną, czy też inny zewnętrzny program.

Na rynku pojawiły się już rozwiązania umożliwiające współpracę kas fiskalnych z KSeF.

Przykładem są rozwiązania dla kas NOVITUS wykorzystujące usługę chmurową NoviCloud oraz usługa mojaKasa.online dla wybranych kas ELZAB.

Warto więc sprawdzić możliwości posiadanego urządzenia i sposób wystawiania faktur zanim podejmie się decyzję o jego wymianie.

Kasa fiskalna a KSeF – co zmieni się od 2027 roku?

KSeF jest wprowadzany etapami.

Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorca może nadal wystawiać faktury poza KSeF pod warunkiem, że w poprzednim roku w żadnym z miesięcy nie przekroczył kwoty sprzedaż fakturowej 10 tys. złotych brutto.

Również paragon fiskalny z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, który spełnia wymagania faktury uproszczonej do końca 2026 nie musi być przesyłany do KSeF.

Od 1 stycznia 2027 roku zasady się zmienią.

Paragon z NIP nabywcy nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. Jeżeli do sprzedaży zarejestrowanej na kasie będzie wystawiana faktura dla firmy, faktura ta będzie musiała zostać wystawiona w KSeF.

Co to oznacza w praktyce?

Przykładowo sklep sprzedaje towar lub usługę firmie.

Dotychczas może wyglądać to tak:

sprzedaż → kasa fiskalna → paragon z NIP do 450 zł

Od 2027 roku, jeżeli klient potrzebuje faktury:

sprzedaż → kasa fiskalna → faktura → KSeF

Dlatego przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych powinni już teraz sprawdzić, w jaki sposób będą wystawiać faktury po wejściu nowych zasad.

Czy trzeba wymienić kasę fiskalną z powodu KSeF?

Nie ma konieczności automatycznej wymiany każdej kasy fiskalnej.

Wiele zależy od modelu urządzenia oraz dostępnych dla niego rozwiązań programowych.

Można też korzystać z innego zewnętrznego programu do wystawiania faktur, ale to jest mało wygodne rozwiązanie przy sprzedaży detalicznej.

Nie każda kasa fiskalna posiada bezpośrednią lub pośrednią obsługę KSeF. Sam fakt, że kasa jest urządzeniem fiskalnym online i ma dostęp do internetu, nie oznacza jeszcze, że może samodzielnie wystawiać i przesyłać faktury do KSeF.

Dlatego przed wymianą urządzenia warto sprawdzić:

model i wersję kasy,
możliwości aktualizacji oprogramowania,
dostępne rozwiązania producenta,
możliwość integracji z KSeF,
sposób wystawiania faktur,
ewentualne dodatkowe opłaty za usługę,
możliwość współpracy z programem sprzedażowym.

Kasa fiskalna a KSeF 2027 – rozwiązania producentów

NOVITUS a KSeF

Jednym z przykładów urządzeń przygotowanych do współpracy z KSeF są wybrane kasy fiskalne online NOVITUS.

Szczególnie interesujące są:

NOVITUS NEXT PRO ONLINE
NOVITUS ONE PRO ONLINE

Kasy te mogą współpracować z usługą NoviCloud, która umożliwia między innymi zarządzanie urządzeniami oraz obsługę procesów związanych z fakturami.

W rozwiązaniu tym NoviCloud może pełnić rolę pośrednika pomiędzy kasą a systemem KSeF.

Jak może wyglądać obsługa?

W uproszczeniu:

KASA NOVITUS → NOVICLOUD → KSeF

Dzięki temu przedsiębiorca może przygotować swoje stanowisko sprzedażowe do nowych zasad bez konieczności rezygnacji z nowoczesnej kasy fiskalnej.

W przypadku konkretnych modeli i konfiguracji należy oczywiście sprawdzić aktualne możliwości urządzenia oraz wymagane oprogramowanie lub usługę.

Podstawowa obsługa KSEF w usłudze NOVICLOUD kosztuje 19,90 zł. netto za kasę fiskalną.

NOVITUS NEXT PRO ONLINE

NOVITUS NEXT PRO ONLINE to kasa fiskalna online przeznaczona między innymi dla sklepów, punktów usługowych i innych przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż detaliczną.

Kasa oferuje rozbudowane możliwości komunikacji oraz współpracy z systemami zewnętrznymi.

W połączeniu z NoviCloud może zostać wykorzystana również w rozwiązaniu przygotowanym do obsługi faktur związanych z KSeF.

Więcej informacji o urządzeniu:

https://www.prokas.com.pl/kasa-fiskalna-novitus-next-pro-online.html

NOVITUS ONE PRO ONLINE

Drugim rozwiązaniem jest NOVITUS ONE PRO ONLINE – kompaktowa kasa fiskalna online, która również może współpracować z NoviCloud.

W zależności od zastosowanej konfiguracji przedsiębiorca może wykorzystać ją nie tylko do rejestrowania sprzedaży, ale również jako element rozwiązania przygotowanego do obsługi faktur w KSeF.

Więcej informacji o urządzeniu:

https://www.prokas.com.pl/kasa-fiskalna-novitus-one-pro-online.html

ELZAB a KSeF

Kolejnym rozwiązaniem jest mojaKasa.online, usługa przeznaczona dla użytkowników wybranych kas fiskalnych ELZAB.

To interesująca opcja przede wszystkim dla małych firm, które nie korzystają z rozbudowanego programu sprzedażowego, a faktury wystawiają stosunkowo rzadko.

W tym przypadku mechanizm może być bardzo prosty, aczkolwiek wymaga kilku prostych czynności.

Jak wygląda wystawienie faktury?

Załóżmy, że przedsiębiorca korzysta z kasy ELZAB K10 Online.

1. Sprzedaż na kasie

Na kasie wystawiamy paragon z NIP nabywcy.

Sprzedaż zostaje prawidłowo zarejestrowana na kasie fiskalnej.

2. Dokument pojawia się w mojaKasa.online

Następnie przedsiębiorca loguje się do usługi mojaKasa.online.

Dokument zarejestrowany na kasie jest dostępny w systemie.

3. Paragon zostaje przekształcony w fakturę

Na podstawie zarejestrowanej sprzedaży przygotowujemy fakturę dla klienta.

4. Faktura jest zatwierdzana

Gotowa faktura jest następnie przekazywana do Krajowego Systemu e-Faktur.

Schemat jest więc bardzo prosty:

KASA ELZAB → PARAGON Z NIP → mojaKasa.online → FAKTURA → KSeF

Dla przedsiębiorcy, który wystawia niewielką liczbę faktur, może to być alternatywa dla wdrażania pełnego programu handlowego z obsługą KSeF.

Ile kosztuje mojaKasa.online?

Według obecnie dostępnych informacji planowana cena usługi to 15 zł netto miesięcznie przy limicie do 30 faktur miesięcznie, a 30 zł netto miesięcznie przy limicie do 100 faktur miesięcznie.

Jest to więc rozwiązanie skierowane również do mniejszych przedsiębiorców, którzy potrzebują wystawiać kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie.

Uwaga:

Cena, limit faktur oraz zakres funkcjonalności mogą ulec zmianie.

Przed uruchomieniem usługi należy sprawdzić aktualne warunki oferty oraz kompatybilność z konkretnym modelem kasy ELZAB.

Inne kasy fiskalne a KSEF

W przypadku pozostałych producentów i modeli należy sprawdzić, czy producent udostępnił odpowiednią funkcję lub usługę oraz w jaki sposób realizowana jest obsługa KSeF.

Nie należy więc zakładać, że każda kasa fiskalna online automatycznie obsługuje KSeF.

A co z fakturami dla konsumentów?

KSeF nie oznacza, że wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w systemie.

W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej czyli konsumentów, faktury nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.

Faktury dla konsumentów mogą być wystawiane poza KSeF.

Oznacza to, że sprzedaż detaliczna dla konsumenta nadal może wyglądać standardowo:

klient → sprzedaż → paragon fiskalny

Jeżeli konsument poprosi o fakturę, sposób jej wystawienia zależy od sprzedającego.

Co zrobić, jeśli mam już kasę fiskalną?

Przede wszystkim nie należy od razu kupować nowej kasy.

Najlepiej sprawdzić:

Jaki model kasy posiadasz?
Czy producent udostępnia dla niej rozwiązanie związane z KSeF?
Czy konieczna jest aktualizacja oprogramowania w kasie fiskalnej?
Czy potrzebna jest dodatkowa usługa lub abonament?
Czy korzystasz z programu sprzedażowego, który już posiada obsługę KSeF?

Dopiero na podstawie tych informacji można określić, czy wystarczy konfiguracja obecnego rozwiązania, czy konieczna będzie zmiana sposobu wystawiania faktur.

Kasa fiskalna a KSeF – nie czekaj do 2027 roku

Choć nowe zasady dotyczące faktur wystawianych do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej (NIP nabywcy) zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku, warto przygotować się wcześniej.

Wdrożenie nowego sposobu wystawiania faktur może wymagać:

konfiguracji kasy,
aktualizacji oprogramowania,
uruchomienia dodatkowej usługi,
konfiguracji KSeF,
nadania odpowiednich uprawnień,
przeszkolenia pracowników.

Wcześniejsze przygotowanie pozwala spokojnie sprawdzić działanie całego procesu.

Drukarka fiskalna a KSeF – tutaj sytuacja wygląda inaczej

Kasa fiskalna i drukarka fiskalna to dwa różne rozwiązania.

W przypadku kasy fiskalnej urządzenie może posiadać własne funkcje związane z wystawianiem faktur do KSEF.

Drukarka fiskalna natomiast współpracuje z programem sprzedażowym.

Dlatego przy drukarce fiskalnej najważniejszy jest nie tylko sam model urządzenia, ale również program, z którym drukarka współpracuje.

Przykładowy schemat może wyglądać tak:

PROGRAM SPRZEDAŻOWY → KSeF

oraz jednocześnie:

PROGRAM SPRZEDAŻOWY → DRUKARKA FISKALNA

W takim rozwiązaniu KSeF obsługuje przede wszystkim program sprzedażowy, a drukarka fiskalna odpowiada za fiskalizację sprzedaży i ewentualny wydruk wizualizacji faktury lub potwierdzenia.

Dlatego posiadacz drukarki fiskalnej nie powinien automatycznie zakładać, że musi wymienić urządzenie z powodu KSeF.

Jeżeli korzysta na przykład z programu handlowego lub gastronomicznego, który posiada integrację z KSeF, drukarka fiskalna może nadal być wykorzystywana.

Przedsiębiorca powinien więc sprawdzić przede wszystkim:

program sprzedażowy + jego wersję + integrację z KSeF + model drukarki fiskalnej.

Kasa fiskalna a KSeF 2027 – podsumowanie

KSeF oznacza istotne zmiany w wystawianiu faktur, ale nie oznacza automatycznej konieczności wymiany każdej kasy fiskalnej.

Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym faktury mogą być jeszcze wystawiane poza KSeF.

Od 2027 roku przedsiębiorcy wystawiający faktury musieli korzystać z KSeF w przypadkach objętych obowiązkiem.

Na rynku są już dostępne rozwiązania pozwalające przygotować kasy fiskalne do nowych zasad.

Przykładem są:

NOVITUS NEXT PRO ONLINE + NoviCloud

NOVITUS ONE PRO ONLINE + NoviCloud

a także rozwiązanie:

ELZAB + mojaKasa.online

Jeżeli natomiast przedsiębiorca korzysta z drukarki fiskalnej należy przede wszystkim sprawdzić możliwości programu sprzedażowego, z którym drukarka współpracuje.

Potrzebujesz przygotować kasę lub drukarkę do KSeF?

Pomożemy sprawdzić posiadane urządzenie, program sprzedażowy oraz możliwości obsługi KSeF.

Dobierzemy rozwiązanie odpowiednie do sposobu prowadzenia sprzedaży – zarówno dla małego punktu usługowego, sklepu, jak i większego.

Nie wiesz czy Twoja kasa fiskalna jest przygotowana na KSeF?