Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej przy płatności przedpłaconej przelewem

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej

12 sierpnia 2021 r. Ministerstwo Finansów udostępniło objaśnienia podatkowe dotyczące zasad ewidencjonowania płatności za sprzedaż, gdy następuje ona na przełomie miesięcy, za pośrednictwem poczty, banku czy spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.
Chodzi o to, kiedy ująć takie transakcje w ewidencji sprzedaży, gdy płatność otrzymano po zakończeniu sprzedaży w danym dniu.

Jeśli podatnik o dokonaniu wpłaty na jego rachunek bankowy dowiaduje się dopiero następnego dnia po jej zleceniu, w chwili otrzymania odpowiedniej informacji z banku, to ma obowiązek niezwłocznego zaewidencjonowania płatności na kasie rejestrującej (w dniu odczytu płatności w banku).
Jeśli wpłata ma miejsce ostatniego dnia miesiąca, a podatnik dostał z banku informację o wpłacie w miesiącu następnym, to powinien dokonać rozliczenia VAT z tej wpłaty za miesiąc poprzedni.

1. Obowiązek ewidencji przelewów
Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.
(Podstawa prawna: § 3 rozporządzenia w sprawie kas)

Jeśli podatnik o dokonanych wpłatach na rachunek bankowy dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku i ewidencjonuje na kasie rejestrującej zapłaty dokonane w dniu poprzednim niezwłocznie dnia następnego (w dniu odczytu płatności w banku).

Przykład
Podatnik udostępnia za pomocą platformy internetowej możliwość nabycia przez klientów biletów wstępu do parku rozrywki. Bilety są wysyłane automatycznie pocztą na skrzynkę poczty elektronicznej klienta po opłaceniu biletu za pośrednictwem platformy płatniczej.
Przedsiębiorca nie jest uprawniony do stosowania zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (bilety w zakresie wstępu do parków rozrywki są wyłączone ze zwolnień wskazanych w rozporządzeniu8). Podatnik o dokonanych wpłatach na rachunek bankowy dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku, po ich uznaniu na rachunku bankowym. W związku z tym podatnik ewidencjonuje na kasie rejestrującej zapłaty dokonane
w dniu poprzednim, np. niezwłocznie dnia 
następnego w normalnych warunkach weryfikacji wpływów tj. w dniu odczytu płatności w banku. Paragon fiskalny jest wystawiany do każdej sprzedaży osobno, tj. każdej płatności
indywidualnie.
Dopuszczalne jest zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej, wpłat dokonywanych za pośrednictwem banku, bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach, w których ten podatnik nie wykonuje działalności. Użyte w przepisie pojęcie
„niezwłocznie” należy rozumieć jako najwcześniejszy realny termin na wystawienie i wydanie klientowi paragonu fiskalnego z uwzględnieniem okoliczności, miejsca i czasu dokonania czynności podlegającej obowiązkowi prowadzenia ewidencji.
Jeśli wpłata ma miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia sprzedaży z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego) pomniejszając o te
wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie.
(Podstawa prawna: § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących)

2. Obowiązek ewidencji zaliczek
Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu na kasie rejestrującej z chwilą jej otrzymania lub bezpośrednio po uzyskaniu informacji o otrzymaniu zaliczki, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych o pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia faktw jakiej formie dokonano zapłaty.
(Podstawa prawna: § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie kas).

Otrzymane zapłaty na rachunek bankowy powinny zostać zaewidencjonowane przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie, tj. w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach, w których ten podatnik nie wykonuje działalności.
To na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg, wobec czego, może on dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych
ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi.
Należy podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego.
Podatnik jest zobowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia terminu powstania obowiązku podatkowego.

W przypadku chęci uzyskania dodatkowych wyjaśnień prosimy o kontakt.

tel. 22 741-23-85 
email: prokas@prokas.com.pl