E-paragony w kasach i drukarkach fiskalnych

Czym jest e-paragon?

E-paragon to elektroniczna wersja tradycyjnego paragonu fiskalnego, który zastępuje dokument w formie papierowej. Jest to zbór danych wytworzony przez kasę fiskalną, zapisany w formacie zgodnym z określonymi standardami technicznymi. Ważne jest, że sam obraz paragonu (np. plik PDF, JPG czy PNG) nie jest uznawany za pełnoprawny e-paragon – stanowi jedynie wizualizację danych.

1. Podstawa prawna

Podstawą prawną umożliwiającą wystawianie e-paragonów jest nowelizacja ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku (SLIM VAT 3), która dodała przepisy umożliwiające wystawianie e-paragonów za zgodą nabywcy.

• Ważne akty prawne:
  • Ustawa o VAT z dnia 11 marca 2004 r.
  • Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących oraz wymagań technicznych.
• Przepisy te wyraźnie definiują, że e-paragon jest dokumentem w formacie JWS (JSON Web Signature), gwarantującym integralność danych.

2. Techniczne aspekty e-paragonów

• Definicja e-paragonu:
  E-paragon to zbiór danych wygenerowany przez kasę fiskalną online lub drukarkę fiskalną online, przechowywany w odpowiednim formacie zapewniającym brak możliwości modyfikacji treści.
• Obraz paragonu:
  Pliki takie jak PDF czy PNG są jedynie wizualizacją danych i nie mają statusu e-paragonu. Mimo to ich czytelna postać jest wymagana w praktyce.
• Przesyłanie:
  Przepisy nie precyzują, w jaki sposób ma być przekazywany e-paragon. Powstaje wiele komercyjnych rozwiązań oraz rządowa aplikacja e-Paragony.

3. Zastosowanie i zalety

Dla kogo:
Każdy przedsiębiorca posiadający kasę fiskalną online może wystawiać e-paragony, bez względu na branżę.

• Korzyści:
  • Brak konieczności drukowania paragonów, co obniża koszty operacyjne i księgowe.
  • Ekologiczne rozwiązanie dzięki oszczędności papieru i energii.
  • Możliwość automatyzacji procesów fiskalnych i integracji z aplikacjami mobilnymi klientów.
• Elastyczność:
  Sprzedawca może oferować zarówno paragony elektroniczne, jak i papierowe, w zależności od preferencji klienta.

4. Praktyczne wyzwania

• Brak jednoznacznego standardu przesyłania:
  Brak regulacji dotyczących sposobu dostarczania e-paragonów prowadzi do rozwoju różnych rozwiązań komercyjnych.
• Wdrożenie technologiczne:
  Starsze urządzenia fiskalne wymagają aktualizacji lub wymiany, co może stanowić barierę dla mniejszych firm.

5. Perspektywy i rozwój

• Wdrożenie e-paragonów to krok w kierunku cyfryzacji gospodarki i wygody użytkowników. Jednak kluczowe jest dopracowanie standardów technicznych i popularyzacja narzędzi, takich jak rządowy system e-Paragony.
• Komercyjne aplikacje mogą zdominować rynek, ale brak standaryzacji może prowadzić do problemów ze zgodnością między systemami różnych dostawców.

Podsumowanie

E-paragony to nowoczesne rozwiązanie z potencjałem do zmniejszenia kosztów, ułatwienia procesów sprzedażowych i ochrony środowiska. Wymagają jednak dalszych działań w zakresie standardyzacji oraz wsparcia technicznego dla przedsiębiorców.