Raport dobowy i miesięczny - kiedy należy je wykonywać?

Raport dobowy i miesięczny – kiedy należy je wykonywać?

Każdy przedsiębiorca korzystający z kasy rejestrującej powinien wiedzieć, kiedy należy wykonać raport dobowy, kiedy raport miesięczny oraz czy każdy wykonany raport musi zostać wydrukowany na papierze.
W praktyce warto rozróżnić wykonanie raportu fiskalnego od jego wydrukowania.

Raport fiskalny dobowy

Przepisy dotyczące obowiązków podatników stosujących kasy fiskalne, czyli Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących, określają obowiązek wystawienia raportu fiskalnego dobowego przez podatnika.

Podatnicy, prowadząc ewidencję:
"wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym"
Z powyższego przepisu wynika obowiązek wystawienia raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, jednak nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.
Obowiązek ten dotyczy dni, w których na kasie fiskalnej była prowadzona sprzedaż podlegająca ewidencji. Jeżeli w danym dniu nie wystąpiła żadna sprzedaż ewidencjonowana na kasie, nie ma obowiązku wykonywania zerowego raportu dobowego.

Raport dobowy – wykonanie a wydruk
Warto zwrócić uwagę na istotną różnicę pomiędzy "wykonaniem (wystawieniem) raportu fiskalnego dobowego" a *"wydrukowaniem tego raportu na papierze".
Przepisy nakładają na podatnika obowiązek wystawienia raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień. Nie oznacza to jednak, że w przypadku każdej kasy raport ten musi zostać wydrukowany w formie papierowej.
W przypadku starszych kas fiskalnych, szczególnie kas z kopią papierową, wykonanie raportu dobowego było w praktyce związane z jego wydrukowaniem. Wynikało to z rozwiązań technicznych stosowanych w tych urządzeniach.

Inaczej wygląda to w przypadku kas fiskalnych online.
Przepisy techniczne dotyczące kas rejestrujących przewidują, że kasa wystawia raporty fiskalne dobowe "w postaci elektronicznej", a na żądanie użytkownika również w postaci papierowej.
Oznacza to, że przepisy techniczne dopuszczają wykonanie raportu dobowego bez jego automatycznego wydrukowania na papierze.

Czy raport dobowy trzeba drukować?
W przypadku kas online nie ma konieczności drukowania raportu fiskalnego dobowego na papierze, jeżeli użytkownik nie chce jego papierowej postaci.
Nie oznacza to jednak, że można zrezygnować z wykonania raportu.

Należy wyraźnie rozróżnić:
WYKONANIE RAPORTU FISKALNEGO
od
WYDRUKOWANIA RAPORTU NA PAPIERZE

Raport dobowy może więc zostać prawidłowo wykonany przez kasę online bez drukowania papierowego dokumentu.
Raport zostaje zapisany w pamięci kasy w wymaganej postaci elektronicznej.
Dane dotyczące raportu są również przekazywane przez kasę online do Centralnego Repozytorium Kas.

Raporty okresowe, w tym miesięczne

Podatnicy przyzwyczaili się do określenia „raport miesięczny”. Jest to raport obejmujący dane dotyczące sprzedaży z określonego miesiąca.
W obowiązujących przepisach technicznych stosowane jest jednak określenie „raport fiskalny okresowy”.
W praktyce raport okresowy wykonywany za jeden miesiąc jest więc często nazywany raportem miesięcznym.

Podatnik powinien wystawić raport fiskalny okresowy po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Przykładowo:
- raport za styczeń należy wykonać do 25 lutego,
- raport za luty należy wykonać do 25 marca.

W przypadku kas online przepisy przewidują również możliwość wystawienia łącznego raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego).

Raport okresowy a raporty dobowe

Raport okresowy jest związany z raportami fiskalnymi dobowymi zapisanymi w pamięci fiskalnej kasy.
W przypadku raportu miesięcznego obejmuje on dane dotyczące raportów dobowych wykonanych w raportowanym okresie.
Dlatego prawidłowe wykonywanie raportów dobowych ma znaczenie również dla późniejszego raportowania okresowego.
W przypadku kas online dane dotyczące sprzedaży oraz raportów fiskalnych są dodatkowo przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK)

Czy trzeba wykonywać raport dobowy, jeśli nie było sprzedaży?
Nie.
Jeżeli w danym dniu nie wystąpiła żadna sprzedaż podlegająca ewidencji na kasie fiskalnej, nie ma obowiązku wykonywania zerowego raportu dobowego.
Przykładowo, jeżeli sklep jest zamknięty w niedzielę i tego dnia nie została zaewidencjonowana żadna sprzedaż, nie ma potrzeby wykonywania raportu dobowego za niedzielę.
Jeżeli jednak w danym dniu sprzedaż była prowadzona i została zaewidencjonowana na kasie, raport dobowy należy wykonać po zakończeniu sprzedaży, nie później niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym.

Czy trzeba wykonywać raport miesięczny, jeśli w całym miesiącu nie było sprzedaży?
Jeżeli w całym miesiącu nie wystąpiła sprzedaż podlegająca ewidencji na kasie fiskalnej, a tym samym nie wykonano w tym miesiącu żadnego raportu dobowego, nie ma obowiązku sporządzania zerowego raportu miesięcznego.
Jeżeli natomiast w miesiącu wystąpiła sprzedaż ewidencjonowana na kasie, raport fiskalny okresowy (miesięczny) należy wystawić w terminie przewidzianym w przepisach, czyli do 25 dnia następnego miesiąca.

Kasy online – wykonanie raportu bez wydruku

Wprowadzenie kas online zmieniło również sposób obsługi raportów fiskalnych.

W przypadku kas online raport dobowy może być wystawiany w postaci elektronicznej, bez konieczności jego automatycznego drukowania na papierze.

Nie należy jednak utożsamiać braku wydruku z brakiem raportu.

Najważniejsze informacje – w skrócie

Raport dobowy:

- wykonuje się po zakończeniu sprzedaży za dany dzień,
- należy go wykonać najpóźniej przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym,
- nie trzeba wykonywać zerowego raportu za dzień, w którym nie było sprzedaży,
- w przypadku kasy online raport może zostać wykonany bez jego papierowego wydruku,
- brak wydruku nie oznacza braku wykonanego raportu.

Raport miesięczny / okresowy:

- obejmuje dane dotyczące sprzedaży z określonego okresu,
- raport za miesiąc należy wykonać do 25 dnia następnego miesiąca,
- w przepisach technicznych stosowane jest określenie „raport fiskalny okresowy”,
- jeżeli w całym miesiącu nie było sprzedaży ewidencjonowanej na kasie, nie ma obowiązku wykonywania zerowego raportu miesięcznego.

Podstawa prawna

- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących,
- Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.