Nowy KSeF – co musi wiedzieć przedsiębiorca?

Ministerstwo Finansów ogłosiło harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który wkrótce stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców.
Celem KSeF jest:

  • zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego,

  • uszczelnienie systemu podatkowego,

  • uproszczenie procesu fakturowania.

Harmonogram wdrożenia

Wdrożenie KSeF będzie przebiegać etapami:

  • 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

  • 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców (czynnych i zwolnionych z VAT).

  • 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych firm „wykluczonych cyfrowo”, sprzedających poniżej 10 000 zł miesięcznie i wystawiających faktury uproszczone (do 450 zł).

Co przygotować?

Przedsiębiorcy powinni uwzględnić następujące kroki:

  • czerwiec 2025 r. – publikacja nowej struktury faktury FA(3) i dokumentacji API (KSeF 2.0),

  • 30 września 2025 r. – start publicznych testów API dla integratorów i dużych firm,

  • listopad 2025 r. – uruchomienie testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz wydawanie certyfikatów wystawcy faktur.

Certyfikaty te będą kluczowe – umożliwią bezpieczne korzystanie z systemu zarówno online, jak i offline.

Tryb „offline24”

Nowością w KSeF jest tryb „offline24”, który pozwala wystawiać faktury w przypadku:

  • braku dostępu do internetu,

  • braku NIP kontrahenta.

W takim scenariuszu faktura trafi do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego, a jej data będzie zgodna z faktycznym dniem wystawienia.

Korzyści z KSeF

Wdrożenie systemu ma przynieść przedsiębiorcom m.in.:

  • dostęp do systemu przez API, aplikację webową i mobilną,

  • większe bezpieczeństwo danych dzięki certyfikatom,

  • brak ryzyka zagubienia czy zniszczenia faktur,

  • szybsze i prostsze rozliczenia podatkowe.

Przejściowe ułatwienia

Na początku działania systemu przewidziano m.in.:

  • brak kar za błędy w okresie przejściowym,

  • możliwość dalszego wystawiania faktur z kas fiskalnych,

  • brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach (także w mechanizmie podzielonej płatności – MPP).

Podsumowanie

KSeF to duża zmiana w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw – od największych spółek po najmniejszych podatników.
Warto już teraz przygotować się na nadchodzące terminy i śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów.

Szczegółowy harmonogram znajdziesz na stronie MF:
Oficjalny plan wdrożenia KSeF

Źródło: Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia.

 

Masz pytania? Skontaktuj się z nami!