Wybór kasy fiskalnej

Poradnik dostępny również w pliku pdf do pobrania tutaj.

Wybór kasy fiskalnej - od czego należy zacząć, o czym trzeba pamiętać?
Kasa fiskalna czy oprogramowanie wraz z drukarką fiskalną?
Jakie są rodzaje kas i drukarek fiskalnych?

Wybór i zakup odpowiedniej kasy fiskalnej dostosowanej do profilu działalności firmy to niewątpliwie dość trudne i odpowiedzialne zadanie.
W Polsce oferowanych jest wiele modeli kas i drukarek fiskalnych. 
Jak wybrać to właściwe urządzenie?

Chociaż zakup urządzenie fiskalnego jest nakazem, to przede wszystkim przy wyborze kierujmy się jego cechami użytkowymi jak najbardziej zbieżnymi z naszymi oczekiwaniami, charakterem pracy. 
Nie patrzmy tylko i wyłącznie na cenę, ale zwróćmy uwagę na konkretne cechy urządzenia. W końcu to urzadzenie ma nam ułatwić pracę, albo przynajmniej jej nie utrudniać.
Odpowiedzmy sobie na kilka pytań:
- gdzie i w jaki sposób będzie użytkowane urządzenie? ( handel mobilny czy stacjonarny, sklep spożywczy, sklep z ubraniami itp.)
- czy kasa jest łatwa w obsłudze? (wystawianie paragonów, wykonywanie raportów i programowanie kasy)
- czy w kasie są klawisze skrótów do sprzedaży produktów/usług i do wykonywania raportów
- ile paragonów będzie wystawianych dziennie/miesięcznie
- czy w kasie zastosowano elektroniczną kopię paragonów (EJ)?
- jaka jest pojemność bazy towarowej dla towarów i usług (PLU)?
- jaka jest wielkość, czytelność, rodzaj i jakość klawiatury?
- jaka jest wielkość, czytelność, rodzaj i jakość wyświetlaczy?
- jaka jest jakość mechanizmu drukującego, czytelność i szybkość wydruków?
- jaki jest sposób wymiany papieru?
- jak się wykonuje raporty i jakie są ich rodzaje?
- czy potrzebuję teraz lub w przyszłości podłączyć do kasy inne urządzenia? (szuflada kasjerska, czytnik kodów, terminal kart płatniczych, komputer, waga)

To są podstawowe kwestie. 
Oczywiście dochodzą pytania o ergonomię obsługi, sposób zaprogramowania kasy i wiele innych.
Nie bez znaczenia pozostaje też design i wielkość urządzenia.

Rodzaje kas fiskalnych:

1. Kasy mobilne/przenośne
Kasy mobilne/przenośne są zaprojektowane do pracy w terenie, w mobilnych punktach handlowych, na bazarkach. Mogąbyć także użytkowane tam gdzie ograniczeniem jest ilość miejsca w punkcie sprzedaży. Cechą charakterystyczną tych urządzeń są małe wymiary, solidna obudowa i mocny akumulator pozwalający na wystawianie dużej ilości paragonów bez dostępu do zasilania zewnętrznego. 
Kasy mobilne/przenośne polecane są do:
- usługi medyczne, prawnicze, transportowe
- sprzedaż mobilna, na bazarkach itp.
- obsługa parkingów

2. Kasy małe/jednostanowiskowe
Kasy małe/jednostanowiskowe są przeznaczone do punktów handlowo-uługowych o małym natężeniu ruchu. Zwykle są one większe od kas przenośnych. To doskonałe urządzenia dla osób poszukujących tanich rozwiązań. Przeważnie są wyposażone w interfejsy do podłączenia szuflady, komputera, terminala.
Kasy małe/jednostanowiskowe polecane są do:
- usługi medyczne, prawnicze i inne prowadzone w sposób stacjonarny
- warsztaty samochodowe, kioski z prasą
- kwiaciarnie, małe punkty gastronomiczne

3. Kasy średnie
Kasy średnie to urządzenia od których wymaga się nieco więcej. Zwykle pracują w dość dużych punktach sprzedaży lub tam gdzie wymaga się szybszej i skuteczniejszej obsługi. Urządzenia te są zdecydowanie solidniejsze i można do nich podłączyć szuflady kasjerskie, wagi i terminale płatnicze.
Kasy średnie polecane są do:
- małe i średnie sklepy spożywcze, małe punkty gastronomiczne
- sklepy branżowe (piekarnie, cukiernie, mięsno-wędliniarskie, monopolowe)

4. Kasy systemowe
Kasy systemowe to najbardziej zaawansowana technicznie grupa urządzeń. Charakteryzuje je mnogość interfejsów do podłączenia różnych urządzeń równocześnie (waga lub kilka wag, terminal kart płatniczych, komputer czytnik, szuflada, monitoring video). W większości przypadów są podłączone do komputera z zainstalowanym programem magazynowym. Kasy systemowe wysyłają i odbierają informacje o towarach, ich cenach, wartości paragonów, rabatach itp. Posiadają bardzo wydajne mechanizmy drukujące, liczne funkcje kontrolne i lojalnościowe.
Kasy systemowe polecane są do:
- średnie i duże sklepy spożywcze
- sklepy branżowe (piekarnie, cukiernie, mięsno-wędliniarskie, monopolowe)
- inne średnie i duże placówki handlowe

Kolejną grupą urządzeń fiskalnych są drukarki fiskalne. 
Jakie są więc różnice pomiędzy kasami i drukarkami fiskalnymi?
W kasie fiskalnej paragony i inne dokumenty są generowane i potwierdzane z poziomu klawiatury urządzenia. Drukarki fiskalne to urządzenia, które emitują paragony i inne wydruki np. faktury VAT z aplikacji (programu) sprzedaży. Są one podłączone przewodowo lub bezprzewodowo (Wi-Fi, Bluetooth) do komputera, tabletu lub telefonu.
Reasumując kasa fiskalna działa samodzielnie, a drukarka fiskalna zawsze w połączeniu z programem sprzedaży.

1. Drukarki mobilne/przenośne
Drukarki mobilne/przenośne to urządzenia przeznaczone do obsługi operacji mobilnych. Zwykle podłącza sie je do laptopa, tabletu lub telefonu poprzez Wi-Wi lub Bluetooth. Charakteryzują się bardzo małymi wymiarami i wydajnymi akumulatorami.
Drukarki mobilne/przenośne polecane są do:
- handel mobilny
- małe i średnie punkty gastronomiczne

2. Drukarki sklepowe 
Drukarki sklepowe są przeznaczone do pracy stacjonarnej. Umożliwiają drukowanie paragonów i innych dokumentów z programu sprzedaży. Do tej grupy należą proste urządzenia i zaawansowane technicznie drukarki o wysokich parametrach funkcjonalnych. Zwykle posiadają interfejsy LAN, RS232 i USB oraz złącze szuflady. 
Drukarki sklepowe polecane są do:
- wszelkiego rodzaju stacjonarne punkty handlowe

3. Drukarki apteczne
Drukarki apteczne mają zastosowanie w aptekach do rozliczania refundacji leków. 
Drukarki apteczne polecane są do:
- apteki i punkty apteczne

4. Drukarki biletowe
Drukarki biletowe to urządzenia mające zastosowanie w przewozie osób na trasach oznaczonych. Rejestrują one sprzedaż biletów i rozliczają ulgi za przejazdy. Zawsze podłączone są do odpowiedniego programu sprzedaży.
Drukarki biletoweowe polecane są do:
- autobusy i busy na trasach oznaczonych

5. Drukarki o zastosowaniu specjalnym
Drukarki o zastosowaniu specjalnym to urządzenia ze specjalną funkcjonalnością przeznaczone do pracy w taksówkach i strefach wolnocłowych.
Drukarki o zastosowaniu specjalnym polecane są do:
- taxi
- punkty handlowe w strefach wolnocłowych

O ile jest taka możliwość zawsze warto kupić urządzenie fiskalne wcześniej i zamówić instalację oraz szkolenie u autoryzowanego dystrybutora. Następnie zapoznać się z jej funkcjami w trybie szkoleniowym i dopiero po tym czasie dokonać uaktywnienia kasy przez autoryzowany serwis dystrybutora. Da to nam czas na zaznajomienie się z urządzeniem i przejście tematu urządzeń fiskalnych skutecznie i sprawnie.
Pamiętaj. 
Najlepsze urządzenie fiskalne to takie, które jest optymalnie dostosowane do Twoch potrzeb.
Dokonaj właściwego wyboru. Powodzenia.
Z następnego poradnika dowiesz się jak kupić, zaresjestrować kasę i odzyskać 700 zł. za zakup urządzenia fiskalnego.